Facil'info

Exemples de problématiques :

« Nous ne manquons pas d’information. Bien au contraire, nous en avons beaucoup trop. Tous ces mails où on vous met en copie, cela fait perdre beaucoup de temps. Nous avons aussi beaucoup de réunions. Malgré tout cela, la dernière fois, on a appris que dans un autre service, ils avaient eu la même idée de manifestation que nous. Comme nous ne le savions pas, on a fait deux fois le même travail, pour rien. »

Un début de réponse...

Il est absolument indispensable de faire un état des lieux des différentes modalités de diffusion de l'information pour définir les améliorations possibles. Dans un grand nombre de cas, on peut sensiblement diminuer l’afflux de mails sans effets négatifs sur la circulation de l’information. Des outils permettent de mettre des ressources à la disposition de tous ceux qui en ont besoin sans encombrer les autres.



« Dans notre service accueil, il y a des personnes vraiment indispensables. Il n’y a qu’elles qui savent la procédure à adopter et ce qu’il faut dire. C’est un vrai problème quand elles ne sont pas là. Il faudrait qu’elles nous expliquent ce qu’il faut faire mais voilà on ne trouve pas le temps pour voir cela ensemble. »

Un début de réponse...

Le temps perdu par ces personnes à expliquer sans arrêt les mêmes choses ne se justifie pas. Et que ferez-vous quand ces personnes seront parties à la retraite. Il est intéressant de créer des espaces de « mémoire » dans lesquels seront stockées les réponses aux questions les plus souvent rencontrées. Des outils permettent aujourd’hui d’expérimenter. Un excellent moyen pour tester les attentes et vérifier la faisabilité de la démarche avant tout investissement inutile.



« Il nous est extrêmement difficile de joindre les personnes qui travaillent pour la collectivité car elles se déplacent beaucoup sur la commune ou même dans les services. En cas d’urgence on ne sait pas comment procéder : les mails ne sont pas forcément lus, les messages laissés à une autre personne du bureau ne sont pas forcément transmis. Et puis il y a le problème de la synchronisation des agendas pour fixer les réunions. »

Un début de réponse...

Il existe des outils qui permettent de synchroniser les agendas. On peut imaginer aussi un système de messages ou d’alertes par SMS. De plus en plus d’applications ont été développés sur les mobiles.


Des billets du blog "Informer autrement" illustrant ce thème :

Le mail compulsif

(Extrait) Le mail fait perdre du temps mais il est beaucoup plus rapide à rédiger qu’un courrier postal. On dit le mail intrusif mais il l’est bien moins que le téléphone. Comme souvent, l’outil n’est pas en cause, il cache des problèmes plus profonds. Reste à savoir si nous voulons nous attaquer aux causes !...

La sécurité, jusqu’où ?

(Extrait) Ce qu’oublient ces responsables informatiques ou ces dirigeants inquiets, c’est que tout système rigide se contourne. La situation devient alors encore plus difficile à contrôler. Pourtant, il serait profitable de favoriser une véritable communication interne et d’en profiter pour responsabiliser chacun sur les risques. Il serait temps d’encourager l’expression individuelle au lieu d’en avoir peur, afin d’éviter qu’elle ne s’exprime avec maladresse en dehors de l’institution. Il faut inventer un collaboratif institutionnel si l’on veut créer de la dynamique collective et de l’intelligence stratégique, au sein de nos services…

Gérer l’information de façon efficace

(Extrait) Combien d’informations essentielles mais non partagées dans le carnet à spirale du collaborateur ou inscrites sur la collection de post-It collés sur son ordinateur ?... Il est absolument nécessaire de s’interroger sur la collecte, le traitement et la diffusion de l’information au sein des organisations. Qui assure la veille informationnelle ? Chaque collaborateur pour son propre compte, de façon informelle, ou des personnes désignées dans le cadre d'une organisation clairement définie ? Qui met en forme ? Un rédacteur dédié ou la personne en contact avec l’information. Où cette information est-elle stockée ? Fait-elle l’objet d’une publication spécifique ?…

Le changement : un peu de bon sens, beaucoup d’accompagnement

(Extrait) Logica a dévoilé récemment les conclusions d’une étude de TNS Sofres auprès de 1 000 fonctionnaires sur leur niveau d’adhésion aux réformes. Les nouvelles technologies sont majoritairement perçues comme un levier d’amélioration pour transformer le secteur public : 75 % des fonctionnaires estimant qu’elles les aident à mettre en œuvre les réformes et 69 % que ces technologies ont d’ores et déjà amélioré l’organisation de leur travail.…